En el programa-taller de competencias de liderazgo participativo destacamos que la comunicación es una de las claves para dirigir de manera efectiva a las personas y los equipos de trabajo en las empresas.
Tal y como comenta Alex Vallés, experto en gestión de la comunicación en empresas, es esencial ya que no solamente nos permite desarrollar las relaciones personales y profesionales sino que además se convierte en el elemento clave de gestión que contribuye, por un lado, a fomentar la integración, motivación y desarrollo personal de los profesionales (comunicación interna); y por otro, a generar conocimiento y credibilidad entre la opinión pública (comunicación externa).
La comunicación interna nos ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el rumor, Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra organización, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los profesionales, la dirección y los diferentes servicios/unidades se tiene que convertir en un objetivo clave de la dirección.
En nuestro taller de formación nos centramos en aprender a crear una estructura formal de comunicación interna con los siguientes elementos:
- Análisis del Entorno de Comunicación
- Principios y objetivos de la Comunicación Interna
- Estructura del Plan de Comunicación
- Flujos de información
- Mapa de Procesos de la Comunicación interna
- Evaluación de la Comunicación.
Por lo que se refiere al análisis del entorno de comunicación el esfuerzo de la dirección es de reconocer los actos formales e informales en donde aparace la comunicación; que se dice y a quién, qué no se explica y por qué.
En definitiva un rápido diagnóstico acerca de qué comunicamos y cómo lo estamos comunicando. Una vez realizado este primer paso debemos establecer cuáles son los objetivos y la finalidad de tener un plan de comunicación interna.
Es evidente que cada empresa y sus consejos de dirección lo deben decidir pero siempre que abordamos este tema aparecen los siguientes objetivos básicos:
Crear cultura y sentido de pertenencia
Fomentar la confianza
Mejorar la organización
En cuanto a crear cultura y sentido de pertenencia se pretende que la comunicación interna propague la misión, visión y valores de la organización y fomente que sus empleados (en especial los directivos) actúen de acuerdo con dichos valores.
En este sentido y se insiste mucho en el taller-programa que con la claridad en los mensajes y la transparencia en la comunicación se provoca que el empleado se sienta cómodo en la organización y se refuerza además el estilo e imagen del directivo y mando intermedio ya que transmiten las informaciones de manera precisa y en el momento adecuado.
La inclusión en la comunicación interna de la participación de todos los empleados en la creación de propuestas de trabajo (grupos de discusión, mejora, …) pretende incrementar y reconocer la contribución de las personas a la organización a través de ideas, conocimientos, …
Por lo que se refiere a fomentar la confianza ni que decir tiene que La comunicación abierta, directa, rápida genera confianza en la dirección y en los empleados de la organización.
Por este motivo se sugiere la creación de espacios en donde el empleado pueda dirigirse a la dirección y que ésta se comprometa a contestar a sus peticiones, requerimientos, comentarios, … provoca en general bienestar y satisfacción. La preocupación y sensibilidad por parte de la dirección en conocer el ambiente laboral, las condiciones de trabajo, las relaciones profesionales inter- departamentales, intra-departamentales y en especial las relaciones entre jefe-colaborador generan compromiso, confianza y satisfacción.
Y finalmente disponer de la información de gestión necesaria facilita la eficacia (saber lo que hay que hacer) y la eficiencia (saber que se está haciendo bien la actividad) tiene un efecto de mejora en la efectividad permite en gran medida conseguir nuestro objetivo de mejora de la organización.
Por supuesto la comunicación no existe si no se definen los contenidos. Son en gran medida la materia prima de la comunicación; es la información que se desea proporcionar que facilite la consecución de los objetivos.
Los podemos estructurar entorno a la información de carácter corporativo (general de la organización) y de carácter operativo destacando a su vez en cada uno de ellos cuatro ámbitos: económico-financiero, procesos de organización, calidad del servicio y de personal pero lo que es fundamental es que se decida la llamada matriz de contenidos a comunicar.
En cuanto a la estructura y teniendo en cuenta que ya hemos definido los objetivos y los contenidos principales ahora abordar el resto de conceptos; propietario, actores (audiencia), canales y soportes de comunicación y los flujos de información; es decir, si se va a formentar la comunicación descendiente, ascendente, transversal, …
El taller es práctico aunque sin perder el punto de vista teórico por lo que se reflexiona acerca de qué procesos de RR.HH. tienen que tener un contenido de comunicación interna específica. De acuerdo con esto reflexionamos acerca de si la organización se ha dotado de los siguientes procesos clave de gestión de personal:
- Acogida e integración
- Promoción
- Evaluación
- Formación y Desarrollo
- Clima y bienestar laboral
- Participación en grupos de mejora
En todos ellos la comunicación es la clave. O como mínimo tienen una enorme carga de contenidos de información y comunicacón que permiten que las personas tengan una visión positiva de su propia organización.
En definitiva en el taller se permitió disponer de una visión global acerca de la importancia de comunicar de manera efectiva y de dotarse de una herramienta; el plan de comunicación para conseguir transmitir no solo información institucional, corporativa y operativa sino también valores, cultura, comportamientos a desplegar, …
Y por supuesto, la evaluación de la comunicación es necesaria y cosustancial de la actividad de dirección aunque sinceramente el taller se nos hizo corto y se deberá insistir en definir indicadores que nos permitan que con la comunicación no solo escuchamos a nuestros empleados sino que éstos además se siente acogidos, importantes, comprendidos y cómodos en nuestras organizaciones.
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