Cómo gestionar personas en remoto : Roles Belbin

Por Maria José Vivar. Psicologa y Coach en ANEL

Cuando tu equipo no está en la oficina y debes gestionarlos en remoto te surgen algunas dudas:

• ¿qué puedes hacer para motivarles?
• ¿Cómo te deberías comunicar con ellos y con qué frecuencia?
• ¿Deberías esperar a que tu equipo se ponga en contacto contigo, o les deberías perseguir para que te informen sobre sus avances y recordarles las fechas límite?
• ¿Cómo manejarás el esfuerzo extra en comunicación que supone el trabajo virtual?
• ¿y cómo darás un toque humano a esa comunicación?

Si quieres:

• Comprender el porqué de lo que pasa en un equipo. Aprender a establecer planes de acción, asignando las tareas de manera más práctica y multiplicando los resultados.
• Incrementar el autoconocimiento y la autogestión para conseguir un liderazgo desarrollador.
• Mejorar las relaciones interpersonales, la complementariedad y adquirir técnicas de resolución de conflictos.
• ¿tal vez ahora sea una buena oportunidad para «Belbinizar» a tu equipo? ¡Ponte en contacto con nosotros! Te ayudaremos a lograrlo.

Si bien los comportamientos asociados a nuestros Roles de Equipo más altos pueden no cambiar cuando trabajamos por separado, alterar las líneas de comunicación puede arrojar obstáculos en el camino del equipo, y es probable que algunas personas se adapten más fácilmente al teletrabajo que otras. Por lo tanto, se necesita un cuidado adicional para gestionar esos comportamientos y garantizar que todo el mundo pueda dar lo mejor de sí mismo.

A la hora de teletrabajar y liderar un equipo en remoto deberíamos considerar algunos comportamientos asociados al rol que mas natural tiene cada persona de en tu equipo.

Está claro que entran en juego variables como confianza, compromiso, madurez profesional, …Obviamente no hay que ofrecer un proyecto a la persona inadecuada. Es el momento de desarrollar un liderazgo participativo.

¿y por que te animamos a ello?

Sencillo, es un liderazgo que trabaja aspectos necesarios a desarrollar por cualquiera que tiene que dirigir un equipo en remoto.

Nos estamos refiriendo a la Confianza, significa darle a cada quien tareas y responsabilidades claras, pero también asegurarte de que cada miembro comprende cómo afectaría al resto del equipo o al proyecto global si no entrega su parte en tiempo., para ello deberás fomentar relaciones basadas en el respeto y la empatía.

El segundo aspecto es la Comunicación, a través de herramientas tecnológicas que te permitan comunicarte de manera rápida, ordenada y clara con tus colaboradores.

Y por supuesto, la Motivación, El refuerzo positivo y frecuente también es muy importante para mantener la motivación constante.

Ahora es el momento de actuar, dejar de preocuparnos y empezar a ocuparnos.

Para que conozcas un poco como cada rol actúa en situación de trabajo remoto, aquí encontraras una pequeña guía

 Comportamiento asociado al Rol de Equipo Cerebro 

Las personas que tiende a contribuir como Cerebros prefieren trabajar solas: se les ocurren ideas para que el equipo las lleve adelante. Así que, déjalos a su aire… hasta cierto punto. Dales cuestiones y problemas para resolver y anímales mucho. Sin embargo supervísales con cuidado para ver si continúan trabajando en lo que les has solicitado ya que su atención se ha podido desviar hacia una idea nueva que ha despertado su interés. Y no esperes una respuesta inmediata a tu correo electrónico si están absortos en la resolución de algún problema. Una llamada telefónica puede ser preferible.
Recuerda, un Cerebro puede ser sensible a las críticas de sus ideas por lo que si eres un Impulsor, Implementador o Monitor Evaluador fuerte, intenta adoptar un enfoque menos orientado a la tarea o a la crítica. Dales espacio para comunicarse.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Cohesionador 

Los Cohesionadores son muy buenos comunicadores. Son diplomáticos, perceptivos y probablemente sufrirán si se sienten separados de los demás.

Dales un papel que les permita mantenerse en contacto con el resto del equipo. ¿Quizás podrían enviar un correo de “supervisión» diario (o dos veces al día) para ver cómo está todo el mundo? ¿Quizás podrían poner en marcha un breve chat social online? Si bien tú puedes tener la tentación de omitir estas tareas cuando la presión acucia, recuerda que es clave para mantener la confianza en circunstancias inusuales.

Mantente en contacto con ellos por teléfono y recuerda: serán los primeros en informarte si alguien tiene algún problema.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Especialista 

Al igual que los Cerebros, los Especialistas prosperan cuando están solos. Asegúrate de darles un área de trabajo en la que puedan profundizar, pero no te olvides de supervisarles ya que querrás difundir cualquier hallazgo destacado al resto del equipo.

La comunicación por correo electrónico es probablemente la mejor. Asegúrate de hacerles preguntas muy específicas para minimizar la probabilidad de recibir a cambio una sobrecarga de información.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Finalizador 

A la hora de gestionar a un Finalizador de manera virtual, es clave proporcionarle claridad sobre prioridades y fechas límite. Dado que no son los más efectivos delegando o gestionando el tiempo, será aconsejable supervisarles regularmente. Además, los Finalizadores tienden a sufrir altos niveles de ansiedad. ¿Por qué no pedirle al Cohesionador que esté pendiente del Finalizador?

El resto del equipo puede tender a sobrecargar al Finalizador con trabajo. («¿Me podrías revisar esto?») Esto podría causar problemas, así que asegúrate de que todos conocen las reglas básicas a este respecto.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Investigador de Recursos

No suelen estar mucho en la oficina por lo que deberías estar acostumbrado a gestionarlos en la distancia. Sin embargo y teniendo en cuenta que los eventos y las reuniones se han cancelado, existe el riesgo de que se encuentren perdidos o que se salgan completamente del radar. Supervísales de manera regular pero no les presiones para obtener demasiados detalles.

Es probable que prefieran una llamada telefónica o de Skype, pero asegúrate de tener el control. Los Investigadores de Recursos a menudo son excesivamente habladores y pueden no dejar que el resto del equipo se pronuncie. Sin las señales sociales en las que nos apoyamos cuando compartimos el mismo espacio, deberás ser firme.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Impulsor

Gestionar a los Impulsores puede ser complicado ya que les gusta hacerse notar. Cuando están solos, ¿quién se parará a escucharles? Pueden comenzar a exigir cosas por todos los medios disponibles, llamadas telefónicas y correos electrónicos, para asegurarse de que nadie está bajando el ritmo de trabajo o despistándose.

Podrían llegar a enemistarse con el resto del equipo ya que es probable que el estilo de sus correos electrónicos sea muy directo y sin miramientos. Normalmente, el equipo no se tomará esto de manera excesivamente personal (un Impulsor eficaz tiene un humor lo suficientemente bueno como para que las aguas vuelvan a su cauce), pero sin la interacción social, las relaciones podrían ser tensas.

Asegúrate de cumplir tus promesas y responder a tiempo. El Investigador de Recursos es el mejor para lidiar con el comportamiento del Impulsor en estas situaciones. ¿Por qué no darles un proyecto conjunto?

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Monitor Evaluador

Prefieren trabajar solos. Por fin tendrán tiempo para reflexionar sobre el mejor curso de acción sin que el resto del equipo esté constantemente interrumpiendo. En ese sentido, los Monitores Evaluadores son bastante fáciles de gestionar de forma remota. Sin embargo, tienden a analizar las cosas en exceso. Existe el riesgo de que esta tendencia no se controle y ralentice el progreso.

Mantente en contacto, solicita avances. No les ignores. Recuerda, aunque el Monitor Evaluador puede no darte las respuestas que deseas, generalmente son las respuestas que necesitas.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Coordinador

Los Coordinadores son maravillosos involucrando a otros y asegurando que todo el mundo contribuye. Sin embargo, asegúrate de que no se aprovechan de la situación y delegan más de lo que les corresponde. Requieren contacto regular por correo electrónico y teléfono. Déjales que dirijan las reuniones virtuales y asegúrate de que abordan de manera explícita los desafíos del trabajo en equipo remoto. De esta manera se creará un espacio para transmitir y resolver las dificultades que puedan surgir en esta nueva manera de trabajar.

Su manera tranquila y segura también puede ayudar a sofocar cualquier pánico emergente que se pueda dar. Pídeles que compartan su capacidad para dar perspectiva a las cosas si estas comienzan a descontrolarse.

Comportamiento asociado al Rol de Equipo Implementador 

Puedes confiar en que el Implementador seguirá trabajando como en circunstancias normales. Fiable y trabajador hasta la médula, el Implementador se tomará este cambio en el ambiente de trabajo con calma. Sin embargo, te tendrás que asegurar que están al tanto de las adaptaciones o cambios que se deberán hacer en los procesos.

Apreciarán que les des la responsabilidad de organizar los nuevos procesos, o cualquier cosa que resulte atractiva a su practicidad. Mantente en contacto por correo electrónico. Prepara una lista de temas (orientados a la tarea por supuesto) sobre los que conversar.